Электронный акт выполненных работ пошаговая инструкция

Согласно подпункту 2 статьи 1 закона №234-III от 28 февраля 2007 года «О бухгалтерском учете…», первичные учетные документы служат официальным подтверждением хозяйственной операции. Эти документы могут быть оформлены как на бумаге, так и в электронном формате. В соответствии с пунктом 6 статьи 7 того же закона индивидуальные предприниматели и организации, работающие с первичными учетными документами в электронной форме, должны также создавать их бумажные копии:

• для других участников хозяйственной операции;
• по запросу государственных органов.

В случае отсутствия просьбы или требования о предоставлении бумажного документа, организации и индивидуальные предприниматели могут использовать только электронные первичные документы.

Согласно подпункту 7 статьи 1 закона №370-II от 7 января 2003 года «Об электронном документе…», электронные документы признаются равноценными бумажным, поскольку полностью дублируют их внешний вид и содержащуюся информацию. Аналогичное мнение разделяет Министерство финансов Республики Казахстан.

Одним из подобных документов является электронный акт выполненных работ (ЭАВР), который активно применяется предпринимателями, работающими в сфере предоставления или потребления услуг.

С 2019 года в Казахстане используются электронные счета-фактуры (ЭСФ). Обязанность по их выставлению установлена пунктом 2 статьи 412 Налогового кодекса Республики Казахстан. При оказании услуг основанием для выписки ЭСФ служит ЭАВР. Обмен ЭСФ и ЭАВР между контрагентами осуществляется через государственную информационную систему ИС ЭСФ, в которой реализован модуль «Акты выполненных работ». Кроме того, в этой системе доступна функция для выпуска и получения ЭАВР.

Что выставлять первым: ЭАВР или ЭСФ?

ЭАВР и ЭСФ требуются при почти любой сделке, связанной с выполнением работ и предоставлением услуг.

ЭСФ – это документ, важный для учета хозяйственных операций, особенно если сумма сделки включает НДС.

ЭАВР – это документ, необходимый для отчета о выполненных работах и оказанных услугах.

Эти документы нельзя рассматривать как взаимозаменяемые. Предприниматели, engaged в реализации работ и услуг, обязаны оформлять как ЭАВР, так и ЭСФ. Как правильно поступить: что оформлять первым? Поскольку информация об оказанной услуге или выполненной работе содержится в ЭАВР, логически первым должен быть выставлен именно ЭАВР, а затем – ЭСФ. Обе формы можно оформить на портале ИС ЭСФ.

Как оформить и подтвердить ЭАВР в ИС ЭСФ?

Для оформления ЭАВР в ИС ЭСФ поставщик должен:

• войти в систему;
• выбрать модуль «Акты выполненных работ» (откроется Журнал АВР);
• нажать на кнопку «Создать АВР»;
• заполнить все необходимые поля (дата выставления, БИН, реквизиты исполнителя и заказчика и прочее);
• завершенный ЭАВР можно сохранить в Черновик, отправить на подтверждение или закрыть форму.

Заказчик (покупатель) обязан подтвердить ЭАВР в системе. Для чего ему необходимо:

• войти в систему;
• выбрать модуль «Акты выполненных работ» (откроется Журнал АВР);
• найти ЭАВР со статусом «Не просмотрен» и нажать на кнопку «Открыть»;
• после просмотра подтвердить документ, нажав кнопку «Подтвердить» (это можно сделать как из Журнала, так и находясь в открытом ЭАВР);
• подтвержденный ЭАВР необходимо заверить своей электронной цифровой подписью, после чего документ получает статус «Подтвержден».

Какую дату указывать в ЭСФ при расхождении в датах ЭАВР?

На практике встречаются случаи, когда дата выдачи ЭАВР поставщиком не совпадает с датой его подписания покупателем. Например, ЭАВР выписан поставщиком 10 февраля 2024 года, а подписан покупателем 11 февраля 2024 года. Это создает различие в отражении даты операции в учете как у покупателя, так и у поставщика. Какую из этих дат следует признать датой осуществления операции? Какую дату указывать в ЭСФ?

Четвертый пункт статьи 7 закона №234-III от 28 февраля 2007 года «О бухгалтерском учете…» указывает, что первичные документы (включая АВР и ЭАВР) должны составляться в момент выполнения операции или сразу после ее завершения.

В соответствии с пунктом 3 статьи 379 Налогового кодекса РК, день выполнения работ и оказания услуг (т.е. день подписания покупателем, который своей подписью подтверждает факт выполнения) является датой совершения оборота. Исключения допускаются только для:

• банковских операций (пункт 4 статьи 379 НК РК);
• услуг тепло-, водо- и газоснабжения, а также услуг связи (пункт 5 статьи 379 НК РК);
• услуг железнодорожного транспорта (пункт 6 статьи 379 НК РК);
• услуг, предоставленных нерезидентами (пункт 13 статьи 379 НК РК).

Кроме того, согласно пункту 15 статьи 379 Налогового кодекса, если в документах, указанных в пунктах 3 и 13 этой же статьи, присутствует несколько дат, то в качестве даты подписания принимается самая поздняя из них.

Таким образом, дату совершения услуги фиксируют в АВР или другом документе, подтверждающем факт оказания услуги (за исключением СФ), при этом самой последней датой считается дата визирования ЭАВР покупателем.

Если поставщик выставил ЭАВР 10 апреля 2024 года, а покупатель подписал документ 11 апреля 2024 года, то датой совершения операции будет 11 апреля 2024 года. Эта дата должна быть указана в ЭСФ, который необходимо выставить не ранее даты совершения операции и не позднее 15 календарных дней после этой даты.