ЭСФ в Бизнес-помощнике: быстро, просто, без лишних забот!

Введение

Введение Электронных-счетов фактур (ЭСФ) стало значительной проблемой для предпринимателей и бухгалтеров в Казахстане. Однако для пользователей Бизнес-помощника процесс выписки ЭСФ не вызывает затруднений. Выписка ЭСФ осуществляется непосредственно из личного кабинета, а ее интеграция в систему ИС ЭСФ занимает минимальное время. Мы подготовили подробную инструкцию по созданию ЭСФ в системе Бизнес-помощника.

Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике

Для отправки ЭСФ на портал ИС ЭСФ через Бизнес-помощник необходимо выполнить несколько шагов:

1. Авторизуйтесь в Бизнес-помощнике.
2. Проверьте корректность заполнения реквизитов как своих, так и контрагента в разделах «Мои реквизиты» и «Контрагенты».
3. В главном меню выберите разделы «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа», «Счета на оплату» и нажмите «Создать счет на оплату».

4. Заполните необходимые поля для создания «Счета на оплату», указав товары или услуги в реестре.

5. Если список товаров и услуг пуст, добавьте нужный товар прямо из формы счета на оплату, нажав «Добавить номенклатуру».

6. В форме добавления номенклатуры выберите, что именно вы реализуете (товар, услугу или материал), заполните необходимые поля и нажмите «Сохранить».

7. После сохранения номенклатуры она автоматически добавится в счет на оплату. Заполните недостающую информацию (Цена, Количество, Скидка, Ставка НДС и т.д.) и нажмите «Сохранить».

8. После сохранения сформируется счет на оплату, который можно изменить, скопировать или отправить покупателю.

9. Создайте сопроводительные документы к Счету – Накладную (для товаров или материалов) или Акт выполненных работ (для услуг). Эти документы заполняются автоматически, если в операции присутствует Счет на оплату. В противном случае реестр товаров или услуг заполняется в соответствующих документах. Перейдите в раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа» и нажмите «Новая продажа».

10. Система проверяет наличие нужного количества товара для отгрузки. Если товара нет в системе, его необходимо ввести или отключить функцию контроля остатков.

11. После проведения документа автоматически сформируется Накладная или Акт выполненных работ, которые также можно изменить или отправить покупателю.

12. Нажмите на стрелку «В реестр», чтобы вернуться в реестр «Продаж». Сформированная накладная будет в списке, и вы сможете увидеть связанные документы. Можно также создать Счет-фактуру и ЭСФ к Накладной или Акт выполненных работ.
13. Нажав на «+» под СФ, вы автоматически сформируете Счет-фактуру, которую можно сохранить в системе, нажав «Добавить документ».

14. После заполнения Счет-фактуры можно создать ЭСФ, нажав на «+» справа от формы или вернувшись в реестр СФ.

15. В реестре счетов-фактур появится новый СФ.

16. В разделе «Продажи» также будет отражено, что и счет, и СФ к данной продаже созданы. Для создания ЭСФ нажмите на «+» под столбцом «ЭСФ».

17. При нажатии на «+» откроется форма ЭСФ, которую можно сформировать с помощью кнопки «Добавить документ».

18. Откроется черновик ЭСФ, который можно отправить в ИС ЭСФ с помощью соответствующей кнопки.

Процесс создания ЭСФ в Бизнес-помощнике прост и быстр, так как документы формируются автоматически. Важно лишь правильно заполнить реквизиты и данные об остатках на складе. Хотя можно выписывать ЭСФ без контроля остатков, рекомендуется использовать эту функцию для отслеживания товарных запасов.

Импорт ЭСФ в ИС ЭСФ

Созданную ЭСФ необходимо импортировать в ИС ЭСФ. Если вы отправляете ЭСФ впервые, при нажатии на кнопку «Начать сессию в ИС ЭСФ» система запросит данные для подключения. Вам нужно будет ввести пароль от портала ЭСФ.

Если вы еще не зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, сделайте это, перейдя по указанной ссылке. В случае, если вы уже зарегистрированы, введите пароль и нажмите «Подключить». После этого подтвердите запрос с помощью NCALayer, выбрав файл ЭЦП и введя его пароль. Система проверит введенные данные и создаст интеграцию с ИС ЭСФ.

После создания интеграции появится информация о наличии активной сессии, которая позволит работать с ИС ЭСФ до конца текущего дня. Вы можете отслеживать состояние активной сессии в верхней части веб-сайта.

После подключения можно перейти к отправке ЭСФ. Для этого в открытом окне ЭСФ нажмите кнопку «Отправить», подпишите ЭЦП, и система уведомит вас о успешной отправке ЭСФ.

Статус вашего ЭСФ будет виден справа от печатной формы (черновик, доставлен и т.д.). Статус можно обновить, нажав на иконку обновления. После успешного принятия ЭСФ сервером ИС ЭСФ ему будет присвоен уникальный регистрационный номер. В случае ошибок можно отозвать ЭСФ с помощью соответствующей кнопки.

Обновить статусы всех ранее выписанных ЭСФ можно через журнал ЭСФ в разделе «Продажа» → «ЭСФ», нажав кнопку «Обновить статусы».

Также можно подключиться к порталу ИС ЭСФ без создания документов в разделе «Мои реквизиты», перейдя в подраздел «Интеграции» и введя пароль к кабинету ИС ЭСФ.

После ввода паролей статус изменится с «Не подключен» на «Подключен».

Теперь можно отправлять ранее созданные черновики ЭСФ из журнала ЭСФ в разделе «Продажа и покупка».

Таким образом, процесс импорта ЭСФ из Бизнес-помощника в ИС ЭСФ является простой и автоматизированной процедурой, а интуитивно понятный интерфейс позволяет легко освоить процесс отправки даже новичкам.