ЭДО в 'Бизнес-помощнике': Упрощение документооборота и повышение юридической защищенности бизнеса

Электронный документооборот (ЭДО) в сервисе «Бизнес-помощник» предоставляет возможность создавать, подписывать и обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и сотрудниками без необходимости печати и физической передачи бумажных копий.

Возможности системы

• Создание документов из раздела «Бухгалтерия» или загрузка PDF с компьютера.
• Электронное подписание через NCALayer или мобильное приложение eGov.
• Гибкая последовательность подписания — любая сторона может подписать первой.
• Отслеживание статусов в реальном времени.
• Юридическая сила подписанных документов в соответствии с законодательством РК.
• Удобное архивирование документов.

Подключение к ЭДО

Для начала работы необходимо добавить организацию с действующим ИИН/БИН в разделе «Мои реквизиты» и активной подпиской в сервисе «Бизнес-помощник».

Системные требования

Подписание через NCALayer

• Установленное приложение NCALayer.
• Действующий ключ ЭЦП на физическом носителе.
• Поддерживаемые браузеры: Chrome, Firefox, Safari, Edge.

Подписание через мобильное приложение

• Приложение eGov Mobile или eGov Business (последняя версия).
• Смартфон с камерой для сканирования QR-кода.
• Доступ к интернету.

Структура документов

Все документы в системе организованы по четырем основным категориям:

Создание документов

Существует два способа создания документов в системе ЭДО.

Способ 1: Создание из раздела «Бухгалтерия»

Используется для документов следующих типов:

• Накладная
• Акт/Накладная
• Доверенность
• Договор
• Трудовой договор
• Акт сверки

Порядок действий:

1. Откройте проведенный документ в разделе «Бухгалтерия».
2. Нажмите кнопку «Создать в ЭДО».
3. Система автоматически заполнит наименование, дату, номер и тип документа.
4. Проверьте корректность данных.
5. Отправьте документ на подписание.

Важно: документ из Бухгалтерии связан с документом в ЭДО, и редактирование документа-основания становится невозможным после перехода в статус «На подписании».

Способ 2: Загрузка документа с компьютера

Этот способ подходит для любых документов в формате PDF размером до 15 МБ.

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел «ЭДО» → «Исходящие».
2. Нажмите «Добавить документ».
3. Заполните форму:
• Получатель: выберите Сотрудника или Контрагента.
• Тип документа: выберите из справочника.
• Номер документа: укажите номер.
• Дата документа: выберите дату.
4. Загрузите PDF-файл документа.
5. Нажмите «Сохранить».

Технические требования к файлам:

Статусы документов

Описание статусов

• Создан: начальный статус сразу после создания документа. Внешняя ссылка активна и доступна получателю.
• На подписании: документ получил хотя бы одну подпись. Статус сохраняется до получения второй подписи или отзыва.
• Подписан: документ успешно подписан обеими сторонами с прикрепленными ЭЦП.
• Отозван: документ отозван отправителем, внешняя ссылка становится недействительной.

Матрица доступных действий

Подписание документов

Способ 1: Подписание через NCALayer (ЭЦП-ключ)

Требования:

• Установленное приложение NCALayer.
• Физический носитель с ключом ЭЦП.
• Ключ ЭЦП, зарегистрированный на БИН/ИИН организации.

Пошаговая инструкция:

1. Убедитесь, что служба NCALayer запущена и носитель с ключом подключен.
2. Откройте документ для подписания.
3. Нажмите кнопку «NCALayer» и выберите ключ ЭЦП.
4. Введите пароль от ключа и подтвердите подписание.
5. Дождитесь обновления статуса (обычно 5-10 секунд).

Важно: выбирайте ключ, соответствующий БИН/ИИН вашей организации.

Способ 2: Подписание через eGov Mobile / eGov Business

Требования:

• Установленное приложение eGov Mobile или eGov Business.
• Смартфон с камерой.
• Доступ к интернету.
• Активная учетная запись в eGov.

Пошаговая инструкция:

1. Откройте документ и нажмите кнопку «eGov QR» для получения QR-кода.
2. Сканируйте QR-код с помощью приложения eGov Mobile/Business.
3. Приложение откроет экран подписания, ознакомьтесь с документом и нажмите «Подписать».
4. Подтвердите действие в приложении и дождитесь обновления статуса.

Получение документов

Отзыв документа

Отзыв необходим для предотвращения подписания документа, который стал недействительным или содержит ошибки. Он доступен только для документов в статусе «На подписании».

Порядок действий:

1. Откройте документ в статусе «На подписании».
2. Нажмите кнопку «Отозвать» и подтвердите действие.

После отзыва документ переходит в статус «Отозван», и внешняя ссылка становится недействительной.

Скачивание документов

После подписания доступны различные версии документа:

Архивирование документов

Назначение архива

Архив служит для удобной организации завершенных документов. Он не удаляет документы из системы, а лишь перемещает их для упрощения навигации.

Документы в архиве сохраняются бессрочно и доступны для возврата в любой момент.

Перемещение в архив

Документы со статусом «Подписан» и «Отозван» можно архивировать.

Порядок действий:

1. Откройте документ в папке «Завершенные».
2. Нажмите кнопку «В архив».

Возврат из архива

Порядок действий:

1. Перейдите в папку «Архивные».
2. Откройте нужный документ.
3. Нажмите кнопку «Из архива».

Часто задаваемые вопросы

Общие вопросы

Кто должен подписать документ первым? Последовательность подписания не важна, любой из участников может подписать первым.

Видит ли получатель документ сразу после создания? Да, внешняя ссылка активна с момента создания документа.

Могу ли я редактировать документ после отправки ссылки? Да, пока документ находится в статусе «Создан».

Сколько времени действует ссылка для подписания? Ссылка действует бессрочно до тех пор, пока документ не будет отозван.

Нужно ли получателю регистрироваться в системе? Нет, получатель может подписать документ по внешней ссылке без регистрации.

Вопросы о статусах

Можно ли отозвать документ после одной подписи? Да, отзыв возможен на любом этапе статуса «На подписании».

Что делать, если получатель случайно получил ссылку на чужой документ? Немедленно отзовите документ.

Можно ли отредактировать подписанный документ? Нет, редактирование подписанного документа невозможно.