ГСМ на учете: как списать и не ошибиться?

Организация учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) в компании не является сложной задачей, но требует четкой регламентации в учетной политике.

В учетной политике необходимо определить:

• правила учета ГСМ;
• нормы расходования (утвержденные приказом);
• порядок списания ГСМ;
• документы, подтверждающие расходование ГСМ.

Для списания ГСМ требуется комплект первичных документов, который включает:

• путевой лист;
• акт списания ГСМ;
• документы, подтверждающие приобретение ГСМ.

Путевой лист – это основной документ, в котором фиксируются:

• количество отпущенного ГСМ;
• показания спидометра при выезде и возвращении;
• маршрут следования, который подтверждает производственный характер расходов на транспорт.

При заправке автомобиля на автозаправочной станции (АЗС) подтверждающим документом является фискальный чек, а если ГСМ приобретаются на компанию, АЗС должна предоставить накладную на отпуск запасов и электронную счет-фактуру (ЭСФ).

В бухгалтерском учете ГСМ учитываются как запасы и отражаются на счете 1310 «Сырье и материалы».

Нормы списания ГСМ определяются на основании линейных норм расхода топлива, согласно «Правилам по нормированию расхода топливо-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники».

Для оплаты ГСМ используется специальная топливная карта, на которую переводятся деньги компании. Это дает право на закупку определенного количества ГСМ, которые становятся собственностью компании в момент получения на АЗС. Также могут быть выданы талоны на получение ГСМ.

В конце месяца поставщик ГСМ предоставляет информацию о заправках по талонам или топливной карте, а если карт несколько, информация предоставляется в разрезе каждой карты (место, время, количество топлива).

Водители, в конце месяца или недели, предоставляют в бухгалтерию путевые листы и чеки, подтверждающие получение ГСМ.

Бухгалтер производит расчет расхода и списывает ГСМ на основании пробега и норм списания. Списание ГСМ оформляется Актом списания запасов по форме З-6.

Списание ГСМ с подотчета водителей производится по фактическому расходу, но не превышающему нормы.

В бухгалтерском учете приход и списание ГСМ оформляются следующими проводками:

• ДТ 1710 КТ 1030 – перечислен аванс поставщику ГСМ;
• ДТ 1310 КТ 1710, 3310 – получены ГСМ;
• ДТ 8110, 7010, 7210, 7110 КТ 1310 – списаны ГСМ на расходы предприятия.

Если вам нужна помощь в организации учета ГСМ или в составлении соответствующего раздела учетной политики, вы можете обратиться к специалистам в этой области.