Как правильно списать ГСМ на примере компании

Как же правильно наладить учет ГСМ в вашей организации? Эта процедура относительно несложная, однако требует четкого описания в Учетной политике.

В Учетной политике должны быть определены следующие аспекты:

• правила учета ГСМ;
• нормы расхода (которые должны быть санкционированы соответствующим приказом);
• процедура списания ГСМ;
• документация, подтверждающая расходование ГСМ.

Комплект первичных документов, необходимый для списания ГСМ, должен включать:

• путевой лист,
• акт списания ГСМ,
• документы, подтверждающие покупку ГСМ.

Путевой лист представляет собой ключевой первичный документ, в котором фиксируются:

• объем выданных ГСМ;
• показания одометра на момент выезда и возвращения;
• маршрут движения, подтверждающий производственный характер затрат на транспорт.

При заправке транспортного средства на автозаправочной станции (АЗС) фискальный чек служит подтверждением типа, стоимости и объема полученных и оплаченных ГСМ. Если ГСМ приобретаются на компанию, АЗС обязана выдать на отпуск товаров накладную и электронную счет-фактуру (ЭСФ).

В учете поступившие ГСМ отражаются в виде запасов на счете 1310 «Сырье и материалы».

Нормы списания ГСМ (то есть количество бензина и дизельного топлива, подлежащее списанию с подотчетных лиц) устанавливаются организацией на основе линейных норм расходов на топливо, с учетом «Правил нормирования расхода топливо - смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортных средств и специальной техники».

Для оплаты ГСМ применяется специальная топливная карта, на которую организация переводит средства. Данная карта позволяет приобрести определенное количество ГСМ, а топливо становится собственностью компании в момент фактической заправки на АЗС. Также могут использоваться талоны на получение ГСМ.

В конце месяца поставщик ГСМ предоставляет отчет о заправках по талонам или топливной карте. При наличии нескольких карт информация представляется по каждому объекту (место, время, объем топлива).

По окончании месяца или недели (частота определяется организацией) водители обязаны предоставлять в бухгалтерию путевой лист и чеки, полученные на АЗС, как подтверждение полученного объема ГСМ.

Бухгалтер производит расчет расхода и списывает ГСМ на основании пробега, норм списания и другим данным. Списание ГСМ оформляется актом списания запасов по форме З-6.

Важно помнить, что контроль за списанием ГСМ необходимо осуществлять на регулярной основе, чтобы исключить возможность недобросовестного использования ресурсов. Регулярные внутренние проверки могут помочь выявить расхождения на ранних стадиях.

Списание ГСМ с подотчетных лиц осуществляется согласно фактическому расходу, но не превышающему нормы списания.

Организация может также рассмотреть внедрение системы автоматизированного учета ГСМ, что значительно упростит процесс контроля и документоведения, а также поможет избежать ошибок в расчетах.

Операции по учету приходов и списания ГСМ фиксируются следующими бухгалтерскими проводками:

• ДТ 1710 КТ 1030 - перечислен аванс поставщику ГСМ.
• ДТ 1310 КТ 1710, 3310 - ГСМ получены.
• ДТ 8110, 7010, 7210, 7110 КТ 1310 - списаны ГСМ как расходы предприятия.

Для более точного учета ГСМ рекомендуется также вести журнал учета расходования ГСМ, где фиксировать все операции по списанию и получению ГСМ, что поможет в будущем при проверках и анализе.