Расширенный перечень документов по личному составу

В Парламенте Республики Казахстан в настоящее время обсуждается Законопроект «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты по вопросам архивного дела».

Данный законопроект был инициирован в связи с увеличением использования информационных технологий, цифровой трансформацией различных секторов экономики и социального обслуживания, а также необходимостью создания архивов электронных документов.

В этом контексте в Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах» будут внесены новые термины:
• электронная копия документа на бумажном носителе — это электронное воспроизведение физического документа, которое соответствует оригиналу и имеет электронную цифровую подпись лица, создавшего такое отображение;
• электронная форма документа — это способ представления, хранения, передачи и обработки информации в цифровом формате;

Также предполагается расширить определение документов по персоналу. В этот список будут включены документы, возникающие в процессе трудоустройства, перевода, увольнения работника, предоставления отпусков, командировок, а также поощрений, начисления заработной платы, сведения об удержаниях и отчислениях на социальное, пенсионное и медицинское обеспечение, данные об обучении и присвоении квалификаций, разрядов, званий, а также прочие документы, касающиеся защиты прав и законных интересов граждан.

Законопроект налагает обязательства на юридические и физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без создания юридического лица, по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда и документов по персоналу в течение сроков, установленных законодательством Республики Казахстан.

При этом ведомственные архивы должны регулярно переводить архивные документы Национального фонда и по персоналу в электронный формат.

Кроме того, будет предоставлена возможность поиска, доступа и использования архивных документов через информационную систему Единого электронного архива.

Дополнительно, законопроект будет способствовать унификации подходов к делопроизводству и архивированию, что обеспечит большую прозрачность и упрощение доступа к документам. Также планируется введение детальных регламентов по обработке и защите личной информации сотрудников, что повысит уровень их доверия к системам хранения данных. Повышение ответственности за нарушение норм хранения архивных документов также станет важным аспектом для улучшения дисциплины в этой области.

Учитывая международные стандарты, изготавливаемые документы по персоналу будут также оцениваться с точки зрения их легитимности и соответствия нормам в области защиты данных, что будет способствовать интеграции Казахстана в международную практику управления архивами.