Норматив времени на оформление кадровых документов 2025

С 1 января 2025 года вступают в силу новые межотраслевые нормативы временных затрат для сотрудников кадровых служб.

Эти нормы были утверждены 26 августа 2024 года Министерством труда Республики Казахстан с целью определения временных затрат на процессы комплектования и учета кадров, а также для оптимизации распределения обязанностей среди работников кадровых подразделений.

Функции по управлению персоналом (включая комплектование и учет кадров) могут выполняться: руководителями структурных подразделений, HR-менеджерами, рекрутерами, инженерами по подготовке кадров (вопросам профессиональной адаптации), инспекторами по кадрам и специалистами по кадрам.

В новые нормативы включены следующие виды деятельности:

• подготовка документов для приема нового сотрудника;
• составление трудового договора;
• ведение учета рабочего времени;
• разработка должностных инструкций, технологических карт, рабочих рекомендаций или других документов;
• подготовка характеристики на работника;
• оформиение документов при увольнении сотрудника;
• ведение личных карточек по форме № Т-2;
• разработка графиков отпусков;
• оформление документов на отпуск;
• внесение данных в базу работников для расчета трудового стажа с целью выплаты заработной платы;
• оформление листка временной нетрудоспособности;
• составление и выдача справок;
• выдача бланков справок для медицинского осмотра сотрудников;
• регистрация изменения фамилии;
• подготовка документов для поощрения работников;
• оформление дисциплинарных взысканий;
• подготовка отчетности;
• оформление документов для командировок сотрудников;
• проведение аттестаций работников;
• анализ и планирование кадровых потребностей организации, включая специальности и квалификацию;
• обеспечение профессионального роста кадров, в том числе через переподготовку, повышение квалификации и стажировки;
• работы, связанные с центром трудовой мобильности;
• оформление и выдача постоянных (временных) пропусков;
• учет и бронирование военнообязанных.

Кроме того, внедрение новых норм позволит сократить время на оформление документов, улучшить качество обслуживания сотрудников и повысить уровень автоматизации процессов в кадровых службах. Ожидается, что это приведет к снижению нагрузки на HR-менеджеров и повышению их эффективности. Также рекомендуется проводить регулярные тренинги для работников кадровых подразделений, чтобы они были в курсе актуальных изменений в законодательстве и могли применять новые нормы на практике.

Важно отметить, что выполнение новых нормативов требует от работников кадровых служб тщательного подхода к каждому этапу оформления, что также способно сократить количество ошибок и неточностей при ведении документации.

Таким образом, с внедрением новых межотраслевых стандартов ожидается значительное улучшение в управлении кадровыми процессами, что будет способствовать общему повышению производительности и удовлетворенности сотрудников.