Списание безнадежной дебиторской задолженности

Существуют ситуации, когда товары или оборудование передаются контрагентам с предусмотренной отсрочкой платежа или лишь частичной предоплатой. В таких случаях у продавца формируется дебиторская задолженность. Если контрагент не производит оплату через продолжительный срок, а также срок исковой давности истек, возникает вопрос: что делать с этой задолженностью? Можно ли просто убрать ее из учета?

Для ответа обратимся к законодательству, а именно к Гражданскому кодексу и Налоговому кодексу Республики Казахстан.

Согласно статье 178 Гражданского кодекса РК и пункту 4 статьи 248 Налогового кодекса РК, общий срок исковой давности составляет три года. В некоторых случаях этот период может быть увеличен или сокращен.

Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своих прав. Важно отметить, что течение этого срока может быть приостановлено, если должник совершит определенные действия, подтверждающие его признание долга:

• подписание акта сверки;
• выставление претензий;
• частичное погашение задолженности;
• предоставление письменных ответов на запросы о погашении дебиторской задолженности.

Если в течение последних трех лет подобные действия не предпринимались, дебиторская задолженность может быть признана сомнительной и учтена в вычетах.

Сомнительные требования могут быть отнесены на вычеты в соответствии с суммой ранее признанного дохода от реализации товаров, работ или услуг.

Если продавец также является плательщиком НДС, он вправе уменьшить облагаемый оборот по такому доходу в следующих ситуациях:

• по истечении трех лет с начала налогового периода, в котором был учтен НДС, связанный с возникновением сомнительного требования;
• в налоговом периоде, когда было получено решение судебных органов об исключении дебитора, признанного банкротом, из Национального реестра БИН.

Списание задолженности должно быть отражено как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Для учета сомнительных требований в бухучете применяются два метода:

1. метод прямого списания (сумма сомнительного требования сразу списывается на расходы и отображается в отчете о финансовых результатах компании);
2. метод создания резерва.

Какой метод использовать в конкретной компании, следует фиксировать в ее учетной политике.

В соответствии с пунктом 8 статьи 248 Налогового кодекса РК, на вычеты могут быть отнесены требования, признанные сомнительными в порядке, установленном налоговым законодательством.

Важно правильно определить дату окончания срока исковой давности. Это критично, так как вычет по сомнительной дебиторской задолженности должен быть осуществлен в том году, когда произошло событие признания ее сомнительности. Корректировка НДС по сомнительным требованиям должна быть выполнена в соответствующем квартале года (статья 105 НК РК).

Если упустить срок списания безнадежной задолженности, в дальнейшем исправление этой ошибки в текущем отчетном периоде не удастся: придется пересматривать отчетность за предыдущие периоды, что является трудоемким и сложным процессом.

Отнесение сомнительных требований на вычеты возможно при одновременном соблюдении следующих условий:

• наличие документов, подтверждающих возникновение требований;
• отражение требований в бухгалтерском учете на момент их отнесения на вычеты либо их списание в учете за предыдущие периоды;
• в случае признания налогоплательщика-дебитора банкротом необходимо предоставить копию судебного решения о завершении банкротства.

Для того чтобы официально списать дебиторскую задолженность, необходимо провести инвентаризацию:

1. издать приказ о создании инвентаризационной комиссии;
2. комиссия собирает информацию о контрагенте и проверяет первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договора, акты сверок);
3. по результатам инвентаризации комиссия подготавливает справку или служебную записку с анализом причин образования задолженности;
4. издать приказ о списании задолженности.

Для списания безнадежной задолженности используются следующие бухгалтерские проводки:

• Списание сомнительного требования Дт 1290 «Резерв по сомнительным требованиям», Кт 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков»;
• Корректировка ранее начисленного НДС Дт 1210, Кт 3130.

Также полезно помнить, что перед списанием безнадежной задолженности можно рассмотреть возможность ее продления или реструктуризации с контрагентом, если это уместно. Иногда контрагенты могут проявить готовность погасить долг в будущем, что также стоит зафиксировать в соответствующих документах.

Ведение ежемесячной отчетности и регулярное взаимодействие с контрагентами поможет предупредить образование безнадежной задолженности. Следует выстраивать четкие условия по срокам платежей и предоставлять регулярные напоминания о задолженности, что может увеличить шансы на получение средств.