Денежные расчеты в компании ПКО и РКО

При осуществлении приема наличных денег компании и предприниматели, занимающиеся бухгалтерским учетом, обязаны следовать установленным правилам для получения и выдачи наличных средств. Важно также правильно оформлять кассовые документы.

Прежде всего, кассиру (или лицу, выполняющему его обязанности) необходимо удостовериться в подлинности и исправности принимаемых банкнот и монет: проверить, не находятся ли они в обращении, не подделаны ли они, оценить их сохранность и целостность и т. д.

Следует учитывать, что не все порванные и поврежденные банкноты допускается сдавать в Национальный банк, в банки второго уровня или использовать для расчетов в отделениях «Казпочты». Для этого минимально приемлемое условие — сохранность не менее 70% площади банкноты. Если банкнота имеет сохранность более 50%, ее можно отправить на экспертизу в Нацбанк (это может занять до 30 дней), и, возможно, она будет признана пригодной для обмена. Поэтому рекомендовано проверять банкноты непосредственно при их приеме от клиента, чтобы избежать последующих неудобств.

Во-вторых, требуется правильно оформить кассовый документ. Они разделяются на два типа:

• приходный кассовый ордер по форме КО-1 (оформляется при поступлении наличных в кассу);
• расходный кассовый ордер по форме КО-2 (оформляется при выдаче наличных из кассы).

Приходный кассовый ордер (форма КО-1) составляется в одном экземпляре и должен быть подписан главным бухгалтером или другим уполномоченным лицом. Также на документе ставится печать кассира, после чего он регистрируется в журнале учета приходных и расходных документов (форма КО-3). Приходный ордер состоит из двух частей: самого ордера и квитанции. Квитанция передается человеку, который внес средства в кассу.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) также составляется в одном экземпляре, подписывается директором организации или индивидуальным предпринимателем и главным бухгалтером. Этот документ также фиксируется в журнале учета приходных и расходных кассовых документов. Обязательно указывается причина выдачи денег. При выдаче наличных кассир должен запросить у получателя паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и записать данные этого документа.

Если выдача средств осуществляется по доверенности, в тексте ордера после Ф.И.О. получателя указывается Ф.И.О. лица, которому поручено получение денег. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру.

Когда зарплата выплачивается наличными, нет необходимости оформлять расходный кассовый ордер на каждого работника отдельно. В таком случае составляется платежная ведомость с указанием данных каждого работника и сумм выплат. На общую сумму выплаченной заработной платы составляется один расходный ордер. Дата и номер этого ордера фиксируются на платежной ведомости.

Если необходимо произвести выплату зарплаты или другого вознаграждения единовременно, в таком случае заполняется расходный кассовый ордер на конкретного получателя.

Если какой-либо сотрудник не получил зарплату в срок, в ведомости по его фамилии ставится отметка «Депонировано» (штампом или вручную). Затем кассир составляет реестр депонированных сумм и подводит итог по фактически выплаченным и депонированным сумма.

Далее информация о фактически выплаченной сумме вносится в кассовую книгу. На ведомости фиксируется номер расходного кассового ордера, по которому производилась выплата.

Формы КО-1 и КО-2 должны заполняться аккуратно и четко, ручкой или чернилами, либо распечатываться. Исправления в этих документах недопустимы. Ордера также должны быть аннулированы: это делается путем проставления штампа или подписи внизу «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Также рекомендуется регулярно проводить инкассацию наличных средств, чтобы минимизировать риск их потери или кражи. Инкассация должна производиться в установленные сроки и с обязательным оформлением соответствующих документов.

Обучение сотрудников, ответственным за работу с наличными, является важным аспектом работы кассы. Проведение инструктажей позволит избежать ошибок в операциях, связанных с кассовыми расчетами.

Необходимо помнить, что кассовые операции подлежат обязательной камеральной проверке. Поэтому важно вести полный и прозрачный учет всех проведенных операций, что обеспечит их законность и правильность.

При необходимости ведения учета не только наличных, но и безналичных расчетов, стоит рассмотреть интеграцию кассовой системы с бухгалтерскими программами, что поможет сократить время на учет и оформление документов.