Что нужно знать об оформлении работника в служебную командировку

Согласно Трудового кодекса служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Вне зависимости от масштаба предприятия, командирование сотрудников — это вполне обычное явление. Однако служебная командировка — это отдельная статья. Для учёта расходов связанных с питанием, арендой жилья и проезда для работника, фирме потребуется оформить ряд конкретных документов.

Отвечает за организацию и подготовку документов работодатель или же, специалист по кадрам, если таковой имеется в штате.

Итак, что представляет собой командировка, кому запрещено отправляться в командировку, какие документы требуются и как правильно их составить — читайте в этой статье.

Назначение служебной командировки

Штатные сотрудники предприятия, с целью выполнения рабочих поручений вышестоящих лиц, зачастую командируются в подразделения и филиалы организации. Основанием для деловой поездки является договор или приказ о приёме на работу. Поездки из головного офиса в филиалы так же относятся к разряду командировок.

На самом деле, работникам многих специальностей постоянно приходится пребывать в поездках. Предприятие возмещает им транспортные и суточные расходы и затраты на аренду жилья. Для того чтобы не было нареканий с обеих сторон, руководству еще на стадии составления коллективного трудового договора с сотрудниками, требуется чётко прописать всё, что будет связано с работой разъездного характера. Длительность командировки не может превышать 40 дней.

В командировочные расходы входят:

• Суточные в пределах Казахстана составляют 6 МРП в сутки, за пределами Казахстана - 8 МРП в сутки
• Расходы на проезд к месту командировки. Выдаются при наличии билетов и фискальных чеков.
• Расходы на проживание. Выдаются при наличии документов и фискальных чеков
• Расходы на бронь и визу.

Все вышеперечисленные документы должны содержаться в авансовом отчете.

Согласно Трудового Кодекса, в командировку можно направить только сотрудников организации, состоящих в штате и с которыми заключён контракт. Но есть категория тех, кому запрещены служебные командировки. Это беременные женщины, лица, не достигшие 18 лет (исключение спортсмены или креативные сотрудники) или же сотрудники, работающие по ученическому договору. Несоблюдение этих правил чревато не самыми приятными последствиями для работодателя.

Женщины с детьми, не достигшими 3-летнего возраста - особая категория. Их можно направлять в рабочие поездки только с согласия в письменном виде и после получения врачебного разрешения.

Если же сотрудник является лицом по уходу за членами семьи, имеющими заболевания, а также детьми-инвалидами - то руководитель уведомляет сотрудника об отказе в письменной форме.

Как оправить в командировку внештатного сотрудника

Сотрудники, работающие по договору гражданско-правового характера, в ряде случаев, могут командироваться для выполнения служебных поручений. Как и штатным сотрудникам, компания покрывает затраты на деловую поездку. Все расходы, связанные с поездкой также подтверждаются финансовыми документами (квитанциями, чеками и тп).

Срок и длительность командировки

Длительность командировки устанавливает руководство предприятия. Необходимо учесть объём и сложность поручения, которое выдаётся работнику. Так как законодательно сроки поездки не определяются, то минимально это может быть всего 1 день.

День отъезда - дата отправки транспортных средств. Если дата отправки транспорта стоит 24:00 часа - в учет берется прошедший день. Если отправки произошла позже, то днем отправки считаются следующие сутки.

Какие документы требуются для оформления работника в служебную командировку

На момент отправки требуется служебное задание по форме, приказ о командировке и удостоверение командированного сотрудника.

Реквизиты документов

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• Подразделение в составе структуры.
• Место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• Длительность и временной интервал (с датами).
• Название организации, оплачивающей командировочные.
• Основание для командировки.

Приказ о командировании работника в поездку по службе и вся соответствующая документация должны быть подписаны главным руководителем предприятия и непосредственным начальником.

Командированный сотрудник, после выполнения задания, в обязательном порядке заполняет краткий отчёт и отправляет его на утверждение руководству. Служебные задания имеют разряд документации строгой отчётности. Срок их хранения 5 лет. Так же как авансовый отчёт и удостоверение, подтверждающие окончание командировки, документ передаётся в бухгалтерию для расчёта оплаты.

Документ, исполненный в форме приказа, отражающий процесс отправки в командировку отдельных сотрудников, должен содержать следующую информацию: ФИО сотрудника, должность, наименование отдела, в котором он трудится, а также место, цель, время поездки.

Приказ подписывает директор или первый руководитель организации. Предприятие, которое является местом работы или назначения, как правило покрывает затраты сотрудника на командировку. В тексте приказа должен быть отражен источник расчёта. Данный документ предоставляется командированному сотруднику на подпись. Как и служебное задание, 5 лет — срок хранение приказа в архиве организации.

Командировочное удостоверение считается главным документом для находящегося в служебной поездке работника и является основанием для начисления суточных с дальнейшей их оплатой, которые производит бухгалтерский отдел.

На специальной части документа, работник должен делать пометки о прибытии в пункты назначения и убытии из них. На этих и любых других отметках должна стоять печать организации, в рамках которой выполнялось поручение.

Удостоверение для служебных командировок

Заграничным представительствам фирмы оформлять удостоверение не требуется, как и организациям по отправке работников в заграничные командировки. Въезд и выезд из страны будет зафиксирован в паспорте.

Удостоверение можно не использовать в случае, если командировка не является длительной по времени, и сотрудник возвращается на работу в тот же день. В остальном командировочные удостоверения, как и остальные документы, должны храниться 5 лет. Их регистрируют в специальном журнале. В отдельном журнале регистрируют документы сотрудников, командированных из других предприятий.

Как вы уже поняли, командировка сотрудников требует должного и внимательного подхода со всех сторон.

Какие особенности еще нужно знать для оформления работников в командировку.

• Чеки за проезд в метро, поездки в такси или автобусе, питание в кафе и ресторанах, потери на обмене валют, комиссии банкоматов и прочее - к командировочным расходам не относятся
• О том, каким будет размер суточных расходов может решить сам командировочный. Но! Расходы больше 6 МРП (по РК) или 8 МРП (за пределами Казахстана), или больше установленного предельного срока командировки - 40 дней - относятся на доход сотрудника и облагаются всеми зарплатными налогами.
• Если срок командировки был один день и работник вышел на работу и в тот же день, все равно это считается днем командировки, поэтому за этот период работник должен получить суточные.
• Заработная плата начисляется работнику во время командировки
• если срок командировки составляет более 40 дней, то такая работа оформляется как вахтовая
• Документы по командировке аннулируются, если работник не может предоставить фискальные чеки на билеты или проживание.