Виртуальный склад - новый модуль информационной системы

Сегодня такое понятие как «виртуальный склад» известно многим предпринимателям. Но вопросов о том, что он из себя представляет до сих пор много. Для какого бизнеса применяется, кто из работников занимается ведением учета товаров с помощью виртуального склада, а так же на другие часто встречающиеся вопросы, мы постараемся ответить в нашей статье.

Виртуальный склад — определение

Виртуальный склад - новый модуль информационной системы (ИС). Предназначен для контроля перемещения товаров в автоматическом режиме. Это определение дано в правилах оформления электронных счет-фактур.

Специально разработанный модуль информационной системы, предназначен для контроля за перемещением следующих товаров в автоматическом режиме: импортированных в РК, произведенных и реализованных на территории страны, а так же произведенных в Казахстане, но отправленных на экспорт.
Модуль виртуальный склад был введен в эксплуатацию в РК Приказом Минфина №270 от 23.02.2018 г. (п.4), с 01.04.2018 г.

В целом модуль виртуального склада представляет собой электронную версию склада реального. Функционал позволяет вести электронный складской учет заведенных товаров на виртуальный склад.
Если организация является пользователем модуля Виртуальный склад, то ей доступны следующие опции:создание самого электронного склада, внедрение в систему данных о наличии и остатках товаров, введение данных об импортированных или произведенных товарах, а так же отображение данных о реализации товаров на территории Казахстана.

Так как модуль Виртуальный склад - это часть информационной системы ЭСФ, то КГД МФ РК с его помощью отслеживают онлайн-движение как импортированных товаров по территории РК, с момента ввоза до реализации конечному потребителю или списания, так и движение товаров местного производства, от производителя до конечного потребителя.

Что дает прозрачность движения товаров?
- упрощение контроля над объемом импорта отдельных видов товаров,
- отслеживание реальных оборотов организаций
- и, как следствие, контроль за полнотой и правильностью налогообложения

Кому строго необходимо применение модуля Виртуальный Склад

Сразу оговоримся, что ведение учета на виртуальном складе можно вести не по всем товарам, а по тем, которые определены КГД МФ РК. Налоговая служба формирует соответствующий перечень и актуализирует его в соответствии с Перечнем Изъятия.
На сайте КГД МФ РК предприниматель может найти актуальный перечень товаров, с указанием конкретных кодов ТН ВЭД, которые подлежат учету на виртуальном складе.

Руководствуясь Приказом Минфина №384 от 23.04.2019 года и Приказом Минфина №862 от 14.09.2020 г. использование Виртуального склада обязательно для налогоплательщиков, реализующих или приобретающих следующие товары:

• автотранспортные средства по пониженным ставкам таможенных пошлин;
• сахар-сырец;
• холодильное оборудование, мониторы, проекторы;
• пылесосы;
• фотокамеры с моментальным получением готового снимка;
• электрические нагревательные сопротивления;
• лекарства;
• золото и руды.

На 01 октября 2020 г. в перечень товаров, для которых обязательно применение модуля Виртуальный склад, входит 386 позиций.

Налогоплательщики обязаны предоставлять о таких товарах с помощью модуля Виртуальные склад информацию о движении, наличии остатков в количественном выражении, об источниках происхождения и т.д.

Нет необходимости вести учет с помощью Виртуального склада по товарам, не входящих в Перечень. Достаточно будет только оформление ЭСФ.

На всех налогоплательщиков, чья деятельность связана с производством и реализацией товаров из Перечня, с реализацией импортированных товаров, без привязки к условию, состоит ли налогоплательщик на учете по НДС, распространяется обязанность по ведению виртуального склада.

Предприниматель должен знать, что количество складов, созданных в модуле Виртуальный склад должно совпадать с реальным количеством имеющихся у него складов или торговых точек.
Для того чтобы процесс учета списания товаров был корректным, для каждого нового склада, открытого в физической форме, нужно заводить соответствующий виртуальный склад.

Получение доступа к модулю Виртуальный склад?

Модуль Виртуальный склад можно найти на портале esf-vs.gov.kz. Вам не потребуется регистрация для модуля Виртуальный склад, если у вас уже есть регистрация в ИС ЭСФ. Воспользуйтесь для получения доступа тем же ключом и паролем, который вы применяете при работе с электронными счет-фактурами (ЭЦФ).

Регистрация на портале ИС ЭСФ, для работы с модулем Виртуальный склад, необходима новым пользователям.

На сайте КГД МФ РК вы можете найти подробную информацию, касательно работы с Виртуальным складом, перейдя по вкладкам:«Главная»→«Деятельность»→«Налоговое администрирование»→ «Электронные счета-фактуры».
Обращение, в случае необходимости, вы можете направить в службу поддержки пользователей «Виртуальный склад» по электронному адресу: esfsd@mgd.kz

Процедура заведения информацию о товарах в модуль Виртуальный склад.

Особенность настройки модуля Виртуальный склад такова, что основная масса информации о товарах берется из других электронных модулей и документов. Например, по импортированным товарам – из формы 328.00, а при приобретении товаров для перепродажи- из ЭСФ, полученной от поставщика.

Кстати, сведения из ф.328.00 автоматически поступают в модуль Виртуальный склад уже при пересечении товаром границы Республики Казахстан.

Используя специальную форму «Производство» производитель самостоятельно вносит в модуль Виртуальный склад данные по товарам, которые были произведены его предприятием.
Наименование произведенного товара, его характеристики, наличие сертификата о происхождении товара - эти и другие данные используются в форме.

Списание товаров из модуля Виртуальный склад производится по ЭСФ, которую выписывает продавец в адрес покупателя. По правилам, списание с Виртуального склада, оформляется специальными формами «Списание» и «Внутреннее перемещение».

Сведения, которые уже содержатся в системе, при реализации товаров с Виртуального склада, автоматически попадают в ЭСФ. В ручном вводе данных по реализуемым товарам, пользователю модуля Виртуальный склад, нет необходимости.
Примечательно, что система не позволит списать со склада товара больше, чем было заведено. Это обеспечивает сквозной контроль за перемещением товаров, а так же устраняет риск ошибки в ведении учета движения товаров, относящихся к Виртуальному складу.

Польза от применения модуля Виртуальный склад

Не будем скрывать, что модуль Виртуальный склад изначально был создан в интересах налоговых и таможенных органов. Данная система позволила упростить работу по сквозному контролю за перемещением определенных групп товаров.
И все-таки, для предпринимателей, которые являются пользователями модуля Виртуальный склад, есть преимущества.

Да, налогоплательщику добавилось дополнительной работы по ведению Виртуального склада, но в итоге:
- предприниматель получает еще один инструмент контроля над собственным бизнесом;
- система автопроверки количества товара допустимого к списанию, которая встроена в модуль,позволяет исключить человеческий фактор в ведении складского учета.