Какие документы потребуют от поставщика для заключения договора

Известно, что любому субъекту предпринимательства, даже тем, кто сам является на рынке поставщиком товаров и услуг, тоже требуются разные товары и услуги, которые они будут использовать на собственные нужды.
Обычно в ряд таких нужд входят услуги аренды и коммунальные, транспортные и иные услуги.
Если предприятие потребляет однородные товары или услуги на регулярной основе, то сторонам лучше заключить между собой договор. На основании каких документов сделать этот процесс правильно и обоюдно выгодно, читайте в этом материале.

Перечень документов для заключения договора

Если стороны решили зафиксировать свои правоотношения в части поставки товаров или услуг заключением договора, то им следует опираться на Гражданский кодекс РК. Но и в нем, конкретного перечня документов, который нужно предоставить поставщику для составления договора, к сожалению нет.
Как нет и запрещающих пунктов на предоставление контрагентом какого-либо документа, если вдруг вторая сторона решит, что этот документ необходим для заключения договора.

Таким образом, сторонам необходимо самостоятельно определить каждой для себя, какие документы нужны им для заключения договора. Например, для заполнения заключительной части договора «Реквизиты сторон», дабы не допустить ошибку в правильности написания, субъектам предпринимательской деятельности необходимы:

• удостоверение личности предпринимателей;
• свидетельства о госрегистрации юридического лица;
• свидетельства о постановке на учет по НДС;
• решение собрания учредителей о назначении директора ТОО – от каждой стороны сделки;
• приказы о назначении или вступлении в должность первого руководителя;
• Устав предприятия.

Этот перечень документов предоставляется в виде копий, обычно для заключения договора его достаточно, хотя практика показывает, что иногда могут пригодится и другие дополнительные документы.
Такое может произойти, если товары или услуги носят специфический характер. Допустим, если стороны заключают договор об аренде помещения, то следует убедиться, что контрагент владеет документальным правом распоряжаться помещением, которое становится предметом договора.

Тогда в перечень дополнительных документов следует внести:

• если помещение в собственности у контрагента - договор купли-продажи помещения;
• если помещение пересдается в субаренду другим арендатором - договор аренды с правом предоставления в субаренду;
• сведения о собственнике недвижимости;
• для подтверждения отсутствия задолженности по коммунальным платежам - квитанции об оплате коммунальных услуг.

Если стороны заключают договор аренды земельного участка, то контрагента попросят предоставить следующий пакет документов:

• государственный акт на землю;
• документы, подтверждающие право собственности, как свидетельство о праве на наследство или договор купли-продажи;
• если на участке расположены объекты недвижимости, то документы на данные объекты и т.д.

Из вышеуказанного следует, что предмет договора напрямую диктует какой перечень возможных документов, может потребоваться от контрагента.
И здесь крайне важно, изучить предоставленные второй стороной документы до подписания договора, таким образом вы сможете оградить себя от возможных юридических проблем в будущем.

Что делать, если контрагент не соглашается предоставить запрашиваемые документы, ведь он не обязан и решение по данному вопросу остается исключительным правом контрагента. Здесь достаточно тонкая грань, при которой первой стороне необходимо, оценив все риски, принять правильное решение о заключении письменного договора. Необходимо поинтересоваться хотя бы, какая причина отказа предоставления требуемые документов, может быть это их отсутствие?

Кстати, в Гражданском кодексе РК нет статьи, которая запрещает сторонам взаимовыгодно сотрудничать без заключения бумажного договора. Если договор не заключается письменно, то он может считаться заключенным по факту осуществления сделки и совершения взаимных действий по покупке и продаже товара или услуги.

Тонкости заключения договоров

Для того, чтобы было все по правилам, то принимая решение о подписании бумажной версии договора, уточните у подписанта второй стороны есть ли у него полномочия на подписание договоров?
В Гражданском кодексе РК, в п.2 ст.152, п.1 ст.393 указано, что « подписывать договор имеет право только уполномоченное на это лицо».
Кто обычно подписывает договор? Лично первый руководитель организации или доверенное лицо, у которого есть доверенность на подписание.

Директора ТОО, полномочием подписывать договоры наделяет Устав предприятия. Чаще всего именно в этом документе прописаны все подобные нюансы. Но бывает, что учредители ограничивают директора в подобных полномочиях, либо дают возможности на подписание договоров до определенной, лимитированной суммы, либо запрещают подписание без согласования с учредителями.

Если на подписание договора отправляют представителя организации, действующего по доверенности, убедитесь, что:

• на доверенности присутствует печать контрагента или она заверена нотариально;
• Ф.И.О. доверенного лица в удостоверении личности и доверенности полностью идентичные;
• срок действия доверенности актуален на момент подписания договора;
• срок действия удостоверения личности доверенного лица актуален на момент подписания договора.

Да, можно назвать все вышеуказанное буквоедством, которое может под угрозу подписание договора или же привести подписанный договор к факту признанию его недействительным. Однако, пренебрегать этим не стоит, и на практике такие случаи, не редки.

Обратим внимание, что при подписании договора доверенным лицом, все же следует проверить доверителя, то есть первого руководителя организации-контрагента. Почему? Потому что, если директора организации учредители ограничили в подписании договоров или же наделили правом подписания договоров на определенные суммы , то он не имеет права дать доверенность другому работнику организации на подписание договора свыше предела своих полномочий.
Например, если директору разрешено подписывать договоры на сумму до 1 миллиона тенге, то доверенное лицо не может по выданной ему директором доверенности подписать договор стоимостью 1,5 миллиона.
Скрупулезное изучение Устава контрагента даст возможность выявить такие моменты и таким образом, можно будет исключить возможные риски, как например, признание договора недействительным.

Подводя итог, отметим самые важные моменты:

• обязательных правил, как и строгого перечня документов, которые следует затребовать для заключения договора у контрагента Гражданским кодексом не предусмотрено;
• перечень документов определяется спецификой договора и может иметь быть разнообразным;
• при заключении договора, стороны самостоятельно определяют перечень необходимых им документов;
• контрагент имеет право не предоставлять документы, которые были затребованы для заключения договора;
• заключая договор, главное тщательно изучить представленные документы, особенно на право собственности, полномочий на заключение договора, актуальности и подлинности удостоверений личности и доверенностей подписантов.