Электронный документооборот в Казахстане

Электронный документооборот (далее ЭДО)- это продукт современности. В настоящее время все большее количество отраслей охвачены ЭДО, документооборот между организациями и предприятиями не является исключением. Сегодня в Казахстане насчитывается несколько систем электронного оборота документов. Что представляет собой ЭДО, какие тонкости в применении ЭДО на предприятии, как совместить его с программой 1С бухгалтерия и многое другое в нашем сегодняшнем материале.

Определение электронного документооборота

ЭДО – это изначально способ организации работы с документами. Электронный документооборот - это специальный электронный сервис обмена оригиналами электронных документов между организациями, посредством сети интернет.

Сравнивая с традиционным вариантом обмена документами между контрагентами, который был исключительно в бумажном виде и, занимая массу времени еще и не исключал риск утери важной документации, налицо самое главное преимущество - система электронного документооборота сводит все подобные риски к нулю.

Помимо этого, ЭДО помогает контрагенту сэкономить бумагу, расходы на содержание и обслуживание офисной оргтехники, а также расходы на услуги курьера или почтовые услуги.

Все привычные ранее нам бумажные документы в системе электронного документооборота имеют иной формат - электронный. Документ нового формата - полноценный аналог бумажного договора, счет-фактуры, накладной и т.д. А поскольку он заверяется электронной подписью, то имеет идентичную бумажному документу юридическую значимость.

Нормативно-правовые акты, регулирующие ЭДО в Казахстане?

Свод законов, которые регулируют сферу электронного документооборота в Казахстане - это Закон №370 от 07.01.2003 г. и п.2 ст.152 Гражданского Кодекса РК.

Кроме этого, обратимся к Министерству финансов РК. Минфин РК опубликовал официальный ответ на следующий вопрос:

Ответ, зарегистрированный 22.02.2019 года за №ДЦГУ-2-ЮЛ-Б-369-3671 содержит следующее:

Для чего применяется система электронного документооборота?

Система электронного документооборота (СЭД) - это программное решение, которое обеспечивает подготовку, оформление, согласование, контроль за исполнением документов между отправителем и получателем, а так же движение этих документов в электронном виде по электронным каналам связи.

Кстати, СЭД можно оптимизировать и автоматизировать не только для обмена бухгалтерскими документами, но и применить для:
общего делопроизводства; управления договорами; для работы с обращениями и заявками; кадровых процессов; межкорпоративного документооборота и согласования документов ответственными лицами.

Сегодня на рынке существует большой выбор СЭД. Так как же сделать его в пользу одного определенного решения? На что ориентироваться организации, чтобы в итоге получить преимущество, а не головную боль? В первую очередь обратите внимание на возможность адаптации программы под нужды конкретно вашей организации. Во-вторых, при высокой производительности должна быть простота использования. В-третьих, очень важный момент - наличие простого и удобного доступа из любой точки мира и несомненно соотношение «цена-качество».

Преимущества использования ЭДО

Внедрив электронный документооборот в организации, вы увидите массу преимуществ сразу.

Например: помимо экономии средств, за счет значительного ускорения процедуры обмена документами - сэкономите время. Согласитесь, в отчетные периоды, или если ваши контрагенты находятся в географическом удалении от организации, а почтовая доставка документов в бумажном исполнении занимает огромное количество времени — это очень важно.

Основные плюсы использования ЭДО:

• возможность выгружать документы в систему ЭДО напрямую из 1С;
• возможность мгновенного отзыва ошибочно отправленных документов;
• отправка документов любого формата;
• гарантия безопасности и обеспечение сохранности отправленных документов.

Итак, что получит ваша организация, совершив переход на электронный документооборот:

• повысится скорость движения документов внутри организации и скорость обмена документами с контрагентами;
• ускорится процесс принятия важных управленческих решений;
• у вас будет мобильный круглосуточный доступ к информации;
• вы обезопасите доступ к важной информации;
• сократите расходов на содержание архива документов;
• и, конечно, взаимодействие с другими учетными системами.

Подводя итоги, можно сказать, что переход на ЭДО - важный шаг в направлении развития компании и современная необходимость. ЭДО не только сэкономит вам время и средства, но и выгодно выделит организацию среди конкурентов, позволив зарекомендовать себя как современную, идущую в ногу с прогрессом компанию.