Электронный документооборот в Казахстане

Бухгалтерия

Фото: фото из открытого источника

09:43, 08 декабрь 2020

2 301

Электронный документооборот (далее ЭДО)- это продукт современности. В настоящее время все большее количество отраслей охвачены ЭДО, документооборот между организациями и предприятиями не является исключением. Сегодня в Казахстане насчитывается несколько систем электронного оборота документов. Что представляет собой ЭДО, какие тонкости в применении ЭДО на предприятии, как совместить его с программой 1С бухгалтерия и многое другое в нашем сегодняшнем материале.

Определение электронного документооборота

ЭДО – это изначально способ организации работы с документами. Электронный документооборот - это специальный электронный сервис обмена оригиналами электронных документов между организациями, посредством сети интернет.

Сравнивая с традиционным вариантом обмена документами между контрагентами, который был исключительно в бумажном виде и, занимая массу времени еще и не исключал риск утери важной документации, налицо самое главное преимущество - система электронного документооборота сводит все подобные риски к нулю.

Помимо этого, ЭДО помогает контрагенту сэкономить бумагу, расходы на содержание и обслуживание офисной оргтехники, а также расходы на услуги курьера или почтовые услуги.

Все привычные ранее нам бумажные документы в системе электронного документооборота имеют иной формат - электронный. Документ нового формата - полноценный аналог бумажного договора, счет-фактуры, накладной и т.д. А поскольку он заверяется электронной подписью, то имеет идентичную бумажному документу юридическую значимость.

Нормативно-правовые акты, регулирующие ЭДО в Казахстане?

Свод законов, которые регулируют сферу электронного документооборота в Казахстане - это Закон №370 от 07.01.2003 г. и п.2 ст.152 Гражданского Кодекса РК.

Кроме этого, обратимся к Министерству финансов РК. Минфин РК опубликовал официальный ответ на следующий вопрос:

«Обязаны ли организации предоставлять при налоговой проверке проверяющим бумажные оригиналы документов, заверенные «живыми» печатями и подписями, в случае, если эти документы были сформированы ранее в электронном виде».

Ответ, зарегистрированный 22.02.2019 года за №ДЦГУ-2-ЮЛ-Б-369-3671 содержит следующее:

«При наличии электронных документов, заверенных электронной подписью, предоставление бумажных оригиналов проверяющим не требуется. Достаточно распечатки копии из базы ЭДО по требованию проверяющего лица. Таким образом, признается юридическая значимость электронных документов наравне с традиционными бумажными документами...»

Для чего применяется система электронного документооборота?

Система электронного документооборота (СЭД) - это программное решение, которое обеспечивает подготовку, оформление, согласование, контроль за исполнением документов между отправителем и получателем, а так же движение этих документов в электронном виде по электронным каналам связи.

Кстати, СЭД можно оптимизировать и автоматизировать не только для обмена бухгалтерскими документами, но и применить для:
общего делопроизводства; управления договорами; для работы с обращениями и заявками; кадровых процессов; межкорпоративного документооборота и согласования документов ответственными лицами.

Сегодня на рынке существует большой выбор СЭД. Так как же сделать его в пользу одного определенного решения? На что ориентироваться организации, чтобы в итоге получить преимущество, а не головную боль? В первую очередь обратите внимание на возможность адаптации программы под нужды конкретно вашей организации. Во-вторых, при высокой производительности должна быть простота использования. В-третьих, очень важный момент - наличие простого и удобного доступа из любой точки мира и несомненно соотношение «цена-качество».

Преимущества использования ЭДО

Внедрив электронный документооборот в организации, вы увидите массу преимуществ сразу.

Например: помимо экономии средств, за счет значительного ускорения процедуры обмена документами - сэкономите время. Согласитесь, в отчетные периоды, или если ваши контрагенты находятся в географическом удалении от организации, а почтовая доставка документов в бумажном исполнении занимает огромное количество времени — это очень важно.

Основные плюсы использования ЭДО:

возможность выгружать документы в систему ЭДО напрямую из 1С;
возможность мгновенного отзыва ошибочно отправленных документов;
отправка документов любого формата;
гарантия безопасности и обеспечение сохранности отправленных документов.

Итак, что получит ваша организация, совершив переход на электронный документооборот:

повысится скорость движения документов внутри организации и скорость обмена документами с контрагентами;
ускорится процесс принятия важных управленческих решений;
у вас будет мобильный круглосуточный доступ к информации;
вы обезопасите доступ к важной информации;
сократите расходов на содержание архива документов;
и, конечно, взаимодействие с другими учетными системами.

Подводя итоги, можно сказать, что переход на ЭДО - важный шаг в направлении развития компании и современная необходимость. ЭДО не только сэкономит вам время и средства, но и выгодно выделит организацию среди конкурентов, позволив зарекомендовать себя как современную, идущую в ногу с прогрессом компанию.