Делегирование полномочий электронной цифровой подписи (ЭЦП) является важным процессом, позволяющим оптимизировать рабочие процессы и упростить взаимодействие внутри организаций. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно выполнить эту настройку.

Для начала необходимо определить, кто будет являться делегатом и какие полномочия ему будут переданы. Обычно это сотрудники, которые работают с документами, требующими подписи, но не обладают ЭЦП. Важно учитывать уровень доступа, чтобы исключить риск несанкционированного использования подписи.

Следующий этап – создание записи о делегировании в системе управления электронными подписями. Для этого может потребоваться специальное программное обеспечение или доступ к веб-порталу, предоставляемому удостоверяющим центром. Процесс обычно включает в себя заполнение формы, указание данных делегата и сроков действия полномочий.

После настройки делегирования, необходимо проверить его работоспособность. Это можно сделать, протестировав процесс подписания документов делегатом и убедившись, что подписанные документы корректно фиксируются в системе.

Также стоит помнить о необходимости периодического пересмотра полномочий делегатов, чтобы обеспечить актуальность данных и соответствие действительности. Регулярный аудит поможет избежать потенциальных злоупотреблений и повысить уровень безопасности данных.

Таким образом, правильная настройка делегирования ЭЦП способствует более эффективному управлению ресурсами и снижению нагрузки на сотрудников, обеспечивая при этом высокий уровень надежности и безопасности организационных процессов.

Что такое делегирование ЭЦП?

Делегирование ЭЦП подразумевает передачу прав на использование электронной подписи другим пользователям. Это может быть необходимо в случаях, когда основной владелец подписи не может самостоятельно выполнять определенные действия, или в ситуациях, когда требуется совместная работа над документами.

Зачем это нужно?

• Упрощение рабочих процессов: возможность распределения задач между сотрудниками.
• Экономия времени: делегирование позволяет избегать задержек, связанных с отсутствием ключевых сотрудников.
• Повышение эффективности: распределение полномочий помогает более эффективно использовать ресурсы компании.

Шаги для настройки делегирования

1. Зарегистрируйтесь: Убедитесь, что ваш профиль на платформе электронной подписи активен.
2. Настройте доступ: Выберите сотрудников, которым будет предоставлено право использовать вашу подпись.
3. Установите ограничения: Определите рамки и условия, при которых делегированные пользователи смогут использовать ЭЦП.
4. Передайте полномочия: Завершите процесс, подтвердив делегирование полномочий.

Заключение

Делегирование полномочий электронной подписи — это эффективный инструмент для повышения продуктивности и обеспечения бесперебойного процесса работы в компании. Следуя описанным шагам, вы сможете быстро и безопасно настроить этот механизм, обеспечив тем самым успешное взаимодействие между всеми участниками вашего бизнеса.

С 13 марта 2025 года в Казахстане вступили в силу нововведения в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП), касающиеся применения электронной цифровой подписи (ЭЦП), сообщает ресурс Учёт.kz.

Согласно новым правилам, наказанию подлежит не только преступная передача ключа третьим лицам, но и использование его кем-либо, кроме правообладателя. В результате этого компании, бухгалтерские фирмы и аутсорсинговые организации должны адаптировать процесс делегирования полномочий в системе, чтобы сотрудники могли без трудностей подписывать электронные счета-фактуры (ЭСФ).

Процесс настройки делегирования ЭЦП в системе ЭСФ

Для делегирования полномочий работнику руководитель должен выполнить следующие шаги:

1. Авторизоваться на портале ИС ЭСФ с помощью своей ЭЦП.
2. Перейти в раздел «Регистрационный учет» → «Управление персоналом».
3. Кликнуть на кнопку «Пригласить сотрудника» и ввести ИИН работника.
4. Сотруднику необходимо подтвердить полученное приглашение через свой аккаунт.
5. После подтверждения, в разделе «Управление персоналом» выбрать приглашённого сотрудника и предпринять действия по «Выписке доверенности».
6. В открывшемся окне указать необходимые полномочия, срок действия, подписать доверенность с использованием ЭЦП и сохранить изменения.

Завершив эти действия, работник получит возможность подписывать ЭСФ своими ключами ЭЦП.

Настройка делегирования ЭЦП в 1С (Учёт.Бухгалтерия)

Для того чтобы сотрудник имел доступ к работе с электронными документами в 1С, необходимо провести следующие настройки:

1. Запустить базу данных.
2. Перейти в раздел «Администрирование» → «Общие настройки» → «Электронные счета-фактуры» → «Настройка электронных счетов-фактур».
3. В подкатегории «Настройки пользователя» нажать на «Выбрать сертификат».
4. Выбрать ЭЦП работника и нажать «Открыть».
5. Введите пароль к сертификату и нажмите «ОК».
6. Нажать «Записать» для сохранения изменений.
7. Для проверки функционала нажать «Проверить вход в ИС ЭСФ».

После успешной настройки работник сможет подписывать и отправлять электронные документы в системе 1С, соблюдая при этом все законодательные нормы.

Важные моменты, которые следует учесть

• Делегирование полномочий не подразумевает передачу самого ЭЦП – это дает возможность работнику подписывать документы от имени предприятия, не нарушая закон.
• Увеличивается ответственность за контроль доступа – доверенности нужно оформлять только на надежных сотрудников.
• Внесенные изменения помогают избежать штрафов и административных взысканий, так как передача ЭЦП теперь рассматривается как правонарушение.