С целью соблюдения законодательства и обеспечения корректного представления отчетности и других действий с помощью ЭЦП, как физическим, так и юридическим лицам стоит обратить внимание на следующие законные механизмы:

1) оформление официальной доверенности

Согласно пункту 3 статьи 10 Закона Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», директор юридического лица или его заместитель имеют право передавать полномочия работнику организации или назначенному лицу (включая аутсорсинг) для подписания электронных документов.

Физическое лицо или индивидуальный предприниматель может оформить нотариальную доверенность на право подписи для бухгалтера или другого уполномоченного лица в рамках гражданского законодательства. При этом следует помнить, что каждый из них обязан использовать ЭЦП, зарегистрированную на свое имя.

При необходимости такие доверенности подлежат регистрации в соответствующих государственных органах.

2) самостоятельно использовать ЭЦП руководителя

Рекомендуется, чтобы руководители подписывали отчетность лично, что обеспечивает выполнение принципа личной ответственности за использование ЭЦП.

Кроме того, важно отметить, что как физические, так и юридические лица обязаны принимать меры по защите своей ЭЦП от несанкционированного доступа и использования. Настоятельно рекомендуется использовать надежные методы хранения токенов и паролей, такие как аппаратные токены или защищенные пароли, чтобы предотвратить возможность утечки закрытого ключа.

Несоблюдение этих требований может повлечь за собой административную ответственность.

Электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) приравнивается к собственноручной подписи лица, и ее использование приводит к одинаковым юридическим последствиям при соблюдении законодательства Республики Казахстан касаемо электронных документов и ЭЦП.

Следует обратить внимание, что с 1 января 2016 года вводится ответственность за неправомерную передачу закрытого ключа электронной цифровой подписи третьим лицам.

В связи с недавними законодательными изменениями в Республике Казахстан, касающимися ответственности за применение ЭЦП другого лица, физические и юридические лица, а также индивидуальные предприниматели должны строго следовать нормам законодательства, обеспечивая правильное оформление и подписание отчетности, договоров и других электронных документов, а также использовать ЭЦП при выполнении различных действий (таких как авторизация, доступ к персональным данным и т.д.).

Дополнительно, рекомендуется регулярно проводить обучение сотрудников по вопросам использования ЭЦП и защиты данных, поскольку правильное понимание и использование ЭЦП способствует снижению рисков и повышению безопасности в организации. Также стоит вести журнал учета выданных и отозванных доверенностей, чтобы предотвратить недоразумения и злоупотребления.