В 2022 году был запущен сервис «Персональное дело сотрудника» на платформе Enbek.kz с целью оптимизации обработки кадровых документов. В 2023 году работодатели смогли воспользоваться более чем 45,8 тысячами электронных пакетов документов, представленных соискателями.

Данный сервис упрощает процессы интервьюирования и трудоустройства: работодатель, получив согласие соискателя, получает доступ к необходимым ему личным данным для оформления на работу. Это исключает необходимость сбора и передачи множества бумажных справок и копий документов.

В системе «Персональное дело» для каждого сотрудника формируется база информации, которая включает фотографию, данные удостоверения личности и паспорта, адрес постоянной регистрации, сведения об образовании, трудовом стаже, справке 075/у, а также информацию о учете в психоневрологическом, наркотическом и туберкулезном диспансерах и других данных.

Кроме того, возможно запросить информацию о статусе «Қандас», фактах совершения коррупционных преступлений и прохождения военной службы.

Для того чтобы предоставить работодателю доступ к своим личным данным, работник может использовать SMS-уведомление: работодатель отправляет запрос, а сотрудник отвечает на текстовое сообщение, полученное на номер, зарегистрированный в базе данных граждан или в личном кабинете на портале HR.Enbek.

На портале работодатели также могут вносить изменения и дополнения в информацию о трудовых договорах, регистрировать социальные отпуска и переводы, а также пройти тестирование на соблюдение трудового законодательства как анонимно, так и авторизованно.

Сотрудники могут в своем личном кабинете просматривать свои контракты, скачивать справки с места работы, давать согласие на обработку личных данных и проверять корректность зарегистрированного трудового договора. Если выявляются неточные данные, запрос на их изменение будет направлен на портал HR.Enbek.

Для оформления запроса необходимо указать дату модификации трудового договора или факта его расторжения, причины запроса, приложить подтверждающий документ и подписать его с использованием электронной цифровой подписи. Уполномоченный орган рассматривает запрос и принимает решение в срок до трех рабочих дней.

Сервис «Персональное дело сотрудника» значительно ускоряет процесс найма и делает его более прозрачным. Работодатели имеют возможность активно управлять кадровыми процессами и отслеживать статус запросов в режиме реального времени. Важно отметить, что использование данной платформы способствует повышению уровня безопасности данных сотрудников, так как вся информация защищена современными технологиями шифрования.

Кроме того, платформа предоставляет возможность создания уведомлений о начале и окончании испытательного срока, что является дополнительным удобством как для работодателя, так и для сотрудников. Внедрение электронных подписей также упрощает процесс согласований и способствует быстрой обработке документов.

Для повышения эффективности работы с сервисом предусмотрены обучающие материалы и вебинары, которые помогут работодателям и сотрудникам лучше разобраться в функционале платформы. Также можно ожидать дальнейшее развитие сервиса, включая интеграцию с другими государственными и частными платформами для еще большего упрощения коммуникации между работодателями и работниками.