ЭАВР

Электронный архив входящих и исходящих документов (ЭАВР) — это специализированное программное решение, предназначенное для хранения, систематизации, управления и обработки документов в цифровом формате. Это может быть как локальное программное обеспечение, установленное на серверах компании, так и облачное решение, доступное через интернет.

Главная цель ЭАВР — заменить бумажный документооборот цифровыми документами, обеспечивая удобный поиск, быстрый доступ, надежное хранение и защиту данных. В Казахстане ЭАВР активно используется для бухгалтерского учета, юридической документации, кадровых и управленческих процессов.

• Ключевые функции ЭАВР:
• ✅ Хранение входящих, исходящих и внутренних документов.
• ✅ Организация документооборота в цифровом виде.
• ✅ Поиск и фильтрация документов по заданным параметрам.
• ✅ Автоматизация процессов согласования, подписания и архивации.
• ✅ Интеграция с бухгалтерскими и управленческими системами.
• ✅ Обеспечение защиты и конфиденциальности данных.

Кому полезен ЭАВР?

ЭАВР востребован в бухгалтерии, юридических и кадровых отделах, где важны быстрый доступ и надежное хранение документов. Государственные учреждения используют его для сокращения бумажного документооборота и ускорения процессов. Крупные компании внедряют систему для автоматизации работы и защиты данных от потерь.

Бухгалтерия и финансовые службы

Бухгалтерские документы — одни из самых важных в компании. Они требуют строгого учета, хранения и быстрого поиска. Система ЭАВР помогает:

• Автоматически сохранять счета, акты, накладные, налоговые отчеты.
• Уменьшить риск ошибок при обработке данных.
• Обеспечить защиту и юридическую значимость электронных документов.

Пример:
Раньше бухгалтер искал нужный договор в бумажном архиве 30 минут, а с ЭАВР это занимает 10 секунд благодаря поиску по реквизитам.

2. Юридические отделы
Юридические службы работают с большим количеством контрактов, соглашений и нормативных документов. Использование ЭАВР позволяет:

• Исключить утерю важных юридических документов.
• Ускорить поиск контрактов и соглашений по названию или дате.
• Автоматизировать процесс согласования и подписания.

3. Кадровые службы (HR)
Кадровая документация включает в себя личные дела сотрудников, приказы, трудовые договоры и отчеты. ЭАВР помогает:

• Хранить электронные трудовые договоры и приказы.
• Уменьшить использование бумаги в кадровом документообороте.
• Автоматизировать ведение личных дел сотрудников.

4. Государственные и муниципальные учреждения
Государственные органы Казахстана активно внедряют ЭАВР для электронного документооборота. Это снижает бюрократию, ускоряет обработку заявлений граждан, упрощает взаимодействие между ведомствами.

5. Крупные и средние предприятия
Компании, работающие с большим объемом документации, используют ЭАВР для:

• Централизованного хранения документов.
• Упрощения внутренних процессов согласования.
• Снижения затрат на бумагу, печать и архивное хранение.

Развитие электронного документооборота в Казахстане

В Казахстане процесс цифровизации документации начался с перехода на электронные счета-фактуры (ЭСФ), а затем распространился на другие сферы учета и отчетности.

• 🔹 2008 год – начато внедрение электронного документооборота на уровне госорганов.
• 🔹 2015 год – обязательное использование электронных счетов-фактур для крупных налогоплательщиков.
• 🔹 2020 год – массовое внедрение ЭАВР в коммерческих компаниях в связи с пандемией и удаленной работой.
• 🔹 2023 год – запуск цифровой платформы E-Document в Казахстане для государственных учреждений.

Законодательные нормы
Согласно Закону Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, подписанный ЭЦП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.

Таким образом, ЭАВР становится важной частью цифровой экономики Казахстана, помогая компаниям работать эффективнее и безопаснее.

Как работает ЭАВР?

Это не просто цифровая версия бумажного архива. Это система, которая автоматизирует сохранение, поиск, обработку и использование документов, исключая ручные ошибки и ускоряя работу сотрудников.

Принципы работы ЭАВР

• 🔹 Цифровое хранение – документы загружаются в систему в электронном виде (PDF, DOCX, XML и др.).
• 🔹 Автоматический поиск – пользователи могут искать документы по названию, дате, ключевым словам, реквизитам и даже тексту внутри файлов.
• 🔹 Группировка и индексация – документы автоматически распределяются по категориям (контракты, накладные, счета, приказы и т. д.).
• 🔹 Безопасность и контроль доступа – система защищает данные от несанкционированного доступа, предоставляет разные уровни прав (например, бухгалтер может видеть счета, но не юридические документы).
• 🔹 Интеграция с другими системами – ЭАВР может взаимодействовать с бухгалтерскими, юридическими и HR-системами.

Процесс обработки документов в ЭАВР

Чтобы понять, как работает ЭАВР, рассмотрим стандартный процесс обработки документа, например, накладной.

🔹 1. Загрузка документа
Компания получает накладную в электронном виде или сканирует бумажную версию. Файл загружается в ЭАВР, где система автоматически определяет его тип.

🔹 2. Присвоение метаданных
Система анализирует документ, определяя:
✅ Название (например, “Накладная №245 от 12.02.2025”)
✅ Контрагент (кто выдал документ)
✅ Дата и сумма
✅ Уникальный идентификатор

🔹 3. Автоматическая индексация
Файл попадает в категорию “Накладные” и становится доступным для поиска.

🔹 4. Проверка и согласование
Ответственный сотрудник получает уведомление о новом документе, проверяет данные и утверждает накладную в системе.

🔹 5. Электронная подпись и сохранение
Если требуется, накладная подписывается ЭЦП (электронной цифровой подписью) и сохраняется в архиве с отметкой “Утверждено”.

🔹 6. Дальнейшее использование
Теперь накладная доступна для бухгалтерии, управленцев и контролирующих органов. Ее можно быстро найти, переслать или использовать в отчетах.

---

Автоматизированный поиск и обработка документов

Одна из главных задач ЭАВР — обеспечить быстрый поиск информации.

📌 Методы поиска
🔹 По номеру документа
🔹 По названию или содержимому
🔹 По дате создания
🔹 По ФИО сотрудника или контрагента
🔹 По метке (например, “Срочное”, “В работе”, “Архив”)

Пример:
Раньше бухгалтерия искала нужный акт в папках 20-30 минут. Теперь он находится в ЭАВР за 5 секунд, просто введя номер документа или название компании.

📌 Оптическое распознавание текста (OCR)
Если документ загружен в виде изображения или PDF, система автоматически распознает текст, чтобы его можно было искать по содержанию.

📌 Фильтрация и сортировка
Пользователи могут быстро отфильтровать нужные документы (например, только счета за январь 2025 года или контракты с определенной фирмой).

Интеграция ЭАВР с другими системами

Электронный архив работает не сам по себе, а интегрируется с другими сервисами:

✔ Бухгалтерские программы (1С, SAP, BAS) – загрузка счетов, актов, накладных.
✔ Юридические системы – хранение договоров, контрактов и судебных документов.
✔ Кадровые системы (HRM, ERP) – обработка заявлений, приказов, личных дел сотрудников.
✔ Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – для юридического признания документов.

Пример:
Компания получает электронный счет-фактуру от поставщика. ЭАВР автоматически загружает его в 1С, бухгалтер проверяет данные, подписывает ЭЦП, и документ становится частью архива.

Какие документы хранятся в ЭАВР?

Электронный архив позволяет хранить практически любые типы документов, но особенно удобен для финансовых, юридических и кадровых бумаг. В бухгалтерии загружают счета-фактуры, акты выполненных работ, платежные поручения и налоговые отчеты. Это избавляет от необходимости вести громоздкие бумажные архивы и ускоряет работу с проверяющими органами.

Юридические отделы используют ЭАВР для хранения контрактов, соглашений, доверенностей и судебных документов. Благодаря системе любой договор можно найти за несколько секунд, даже если он был подписан несколько лет назад. Это особенно важно при работе с долгосрочными сделками или при необходимости подтвердить условия сотрудничества.

Кадровая служба загружает в систему трудовые договоры, приказы, личные дела сотрудников и заявления. Это позволяет избежать потери важных документов и упростить аудит кадрового учета. В некоторых компаниях ЭАВР также используется для хранения служебной переписки, внутренних отчетов и других рабочих файлов, которые должны оставаться в системе и быть доступны только определенным сотрудникам.

Документы в архиве могут быть не только загружены вручную, но и автоматически поступать из бухгалтерских программ, систем управления предприятием или почтовых сервисов. Это исключает ошибки, связанные с человеческим фактором, и делает документооборот полностью прозрачным.

Проблемы бумажного документооборота до появления ЭАВР

До перехода на электронные архивы компании сталкивались с многочисленными сложностями в работе с бумажными документами. Ошибки при заполнении, длительные задержки в передаче, необходимость выделять большие пространства для хранения — все это замедляло работу и увеличивало затраты. Кроме того, бумажные архивы были уязвимы к физическим повреждениям и утрате данных. Рассмотрим основные проблемы подробнее.

Ошибки в документах

При ручном заполнении часто допускались опечатки, неверные реквизиты или пропущенные данные. Проверка таких ошибок занимала время, а исправление могло затянуть процесс согласования. Иногда недочеты замечали уже после подписания, что требовало переделки документа и повторного сбора подписей.

Логистика и задержки в передаче

Передача документов между филиалами занимала дни или недели. Для отправки приходилось использовать курьеров или почтовые службы, что приводило к задержкам. В срочных случаях использовали факсимильные копии или электронные сканы, но такие методы не имели юридической силы.

Хранение и доступ к архивам

Бумажные документы требовали выделения отдельных помещений. Со временем архивы разрастались, а поиск нужной бумаги становился долгим. Кроме того, бумага со временем портилась, могла быть повреждена водой, огнем или просто утеряна.

Проблемы с безопасностью и конфиденциальностью

Документы легко могли попасть в чужие руки, если были оставлены без присмотра, отправлены не по тому адресу или утеряны при передаче. Бумажные архивы подвергались риску кражи, а восстановление утерянных данных было практически невозможным.

Эти проблемы замедляли работу, увеличивали расходы и создавали риски. Переход на электронный архив позволил избавиться от большинства из них, сделав документооборот более быстрым, надежным и удобным.

Преимущества ЭАВР перед бумажным документооборотом

Внедрение электронного архива документов позволило значительно упростить работу с документами, устранив основные проблемы бумажного документооборота. Компании получили быстрый доступ к информации, снизили затраты и повысили уровень безопасности данных.

Поиск документов за секунды вместо часов

Раньше поиск нужного контракта или накладной в архиве мог занять несколько часов, особенно если документы хранились в разных папках или кабинетах. В ЭАВР достаточно ввести название, номер или дату, и нужный файл появится на экране за считаные секунды. Это значительно ускоряет работу бухгалтерии, юридического отдела и других подразделений.

Исключение ошибок при оформлении

При заполнении бумажных документов часто встречались опечатки, пропущенные данные или неверные реквизиты. В электронном архиве система автоматически проверяет корректность информации, предупреждая об ошибках. Если документ требует исправлений, изменения вносятся мгновенно без необходимости переделывать всю бумагу и заново собирать подписи.

Полный отказ от затрат на бумагу, печать и архивные комнаты

Компании, работающие с большими объемами документов, тратят сотни тысяч тенге в год на бумагу, принтеры, картриджи и архивные папки. С переходом на ЭАВР эти расходы исчезают: все документы хранятся в цифровом виде, и необходимость в физическом архиве отпадает.

Электронное согласование вместо беготни с бумагами

Ранее согласование договора или счета требовало физической передачи документа из кабинета в кабинет, что могло занять дни. В ЭАВР процесс автоматизирован: система отправляет уведомления ответственным сотрудникам, они могут просматривать и утверждать документы онлайн, ускоряя принятие решений.

Защита от потерь, краж и несанкционированного доступа

Бумажные документы могут быть утеряны, повреждены или даже украдены. В электронном архиве все файлы хранятся в зашифрованном виде, а доступ к ним регулируется правами пользователей. Журнал действий фиксирует каждое изменение или просмотр документа, что исключает несанкционированное вмешательство.

Единый архив вместо разбросанных файлов и папок

Вместо множества физических архивов и несистематизированных электронных папок все документы хранятся в одной системе с удобным поиском и категоризацией. Это особенно полезно для компаний с филиалами, где сотрудники могут получать доступ к нужным файлам в режиме реального времени.

Переход на ЭАВР позволил компаниям не просто ускорить документооборот, но и полностью изменить подход к управлению документами, сделав процесс более удобным, безопасным и экономичным.

Внедрение ЭАВР: как проходит переход на электронный архив

Переход на ЭАВР требует четкого планирования, чтобы избежать сбоев в работе компании. Первым этапом проводится аудит текущего документооборота: анализируются виды документов, объем хранимых данных и потребности сотрудников.

После выбора подходящего программного обеспечения настраивается система: создаются категории документов, назначаются права доступа, интегрируются внешние сервисы (бухгалтерские программы, кадровые системы). Далее начинается процесс оцифровки — бумажные документы сканируются и загружаются в архив.

Обучение сотрудников — важный шаг, без которого возможны ошибки и сопротивление нововведениям. После тестового периода внедрения система начинает работать в полную силу: новые документы создаются и хранятся уже в электронном виде, а старый бумажный архив постепенно уходит в прошлое.

Требования к ЭАВР в Казахстане

Электронный документооборот в Казахстане регулируется рядом законодательных норм, обеспечивающих юридическую значимость и безопасность электронных документов. Основным нормативным актом является Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», который приравнивает электронные документы, подписанные ЭЦП, к бумажным оригиналам.

Для хранения цифровых архивов применяются государственные стандарты безопасности данных, регламентирующие защиту информации от потери и несанкционированного доступа. Компании, использующие ЭАВР, должны учитывать требования по шифрованию, резервному копированию и долгосрочному хранению данных, а также соответствовать стандартам документооборота, принятым в Казахстане.

Пример внедрения ЭАВР в компании

До перехода на электронный архив компаний талкивалась с типичными проблемами бумажного документооборота: поиск нужного документа занимал много времени, ошибки в реквизитах приводили к задержкам платежей, а физическое хранение архивов требовало больших затрат.

После внедрения ЭАВР все процессы были автоматизированы. Документы стали загружаться в систему сразу после создания, поиск по базе занимает секунды, а согласование договоров теперь происходит онлайн без необходимости печатать и подписывать бумаги вручную. В результате скорость обработки документов увеличилась в два раза, а расходы на офисные материалы сократились на 30%.

Внедрение ЭАВР позволило компаниям полностью отказаться от устаревших методов бумажного документооборота, минимизировать ошибки и ускорить все процессы, связанные с обработкой документов. Теперь поиск нужной информации занимает секунды, согласование проходит в режиме онлайн, а безопасность данных обеспечивается системой контроля доступа и резервного копирования.

Для бизнеса переход на электронный архив — это не просто удобство, а необходимость, позволяющая сократить затраты, повысить эффективность работы сотрудников и соответствовать современным требованиям цифровизации. Компании, внедрившие ЭАВР, получают конкурентное преимущество, улучшая внутренние процессы и взаимодействие с контрагентами.

Таблица сравнения процессов работы с документами до и после внедрения ЭАВР

Вот сравнительная таблица, показывающая, как изменился процесс работы с документами после внедрения ЭАВР.

Этап работы с документами	До внедрения ЭАВР (бумажный документооборот)	После внедрения ЭАВР (электронный архив)
Создание документа	Заполнялся вручную, часто с ошибками	Автоматизированное заполнение с проверкой данных
Поиск документа	Искали в папках, архивах, тратили часы	Поиск за секунды по номеру, дате, ключевым словам
Согласование	Передавали бумажные копии между отделами, долгое ожидание подписей	Электронное согласование в системе, уведомления ответственных лиц
Хранение	Требовалось выделять архивные помещения, риски утери или порчи документов	Безопасное цифровое хранение с резервным копированием
Доступ сотрудников	Ограниченный доступ, физическая передача документов	Настраиваемые права доступа, защита паролем
Безопасность	Возможность кражи, утери, порчи	Шифрование данных, контроль изменений, журналы действий
Исправления и корректировки	При ошибке документ переделывался, подписывался заново	Внесение правок онлайн без повторного согласования
Финансовые расходы	Затраты на бумагу, печать, архивирование	Существенная экономия на расходных материалах
Юридическая значимость	Только бумажные оригиналы имели силу	Электронные документы с ЭЦП приравнены к бумажным

ЭАВР не просто заменил бумажные документы, а полностью изменил подход к управлению информацией, сделав процессы удобнее, быстрее и безопаснее.