Правильный учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в организации помогает контролировать расход топлива, избегать перерасхода и упрощает бухгалтерский учет. Для этого необходимо регламентировать процесс в учетной политике компании.
Основные положения учетной политики
В учетной политике закрепляются:
- правила учета ГСМ;
- нормы расходования топлива (утверждаются приказом руководителя);
- порядок списания ГСМ;
- перечень документов, подтверждающих расход топлива.
Первичные документы для учета ГСМ
При списании ГСМ бухгалтерия оформляет следующие документы:
- путевой лист;
- акт списания ГСМ;
- документы, подтверждающие покупку топлива (чеки, накладные, ЭСФ).
Путевой лист
Основной документ, который фиксирует:
- количество отпущенного топлива;
- показания спидометра при выезде и возвращении;
- маршрут движения, подтверждающий производственный характер поездки.
Документы на покупку топлива
Если заправка производится на АЗС, подтверждающими документами являются:
- фискальный чек;
- накладная на отпуск запасов (если топливо приобретено на компанию);
- электронный счет-фактура (ЭСФ).
Учет и списание ГСМ
ГСМ учитываются в виде запасов на счете 1310 «Сырье и материалы». Нормы расходования топлива определяются на основании нормативных документов, регулирующих потребление ГСМ для различных видов автотранспорта.
Компания может использовать топливные карты или талоны для оплаты топлива. В конце месяца поставщик ГСМ предоставляет детальную информацию по заправкам, а водители – путевые листы и чеки.
Расчет и списание ГСМ
Списание ГСМ осуществляется бухгалтерией на основании пробега, установленных норм и представленных документов. Оформляется Акт списания запасов по форме З-6.
Списание топлива не может превышать установленные нормы.
Бухгалтерские проводки
- Перечисление аванса поставщику ГСМ
- Дебет 1710 – Кредит 1030
- Оприходование ГСМ
- Дебет 1310 – Кредит 1710, 3310
- Списание ГСМ на расходы предприятия
- Дебет 8110, 7010, 7210, 7110 – Кредит 1310
Эта схема позволяет грамотно учитывать ГСМ, контролировать расход и соблюдать налоговые требования.
