В процессе работы бизнеса могут возникать ситуации, когда контрагент не погашает задолженность в течение длительного времени. Это приводит к образованию дебиторской задолженности, которая со временем может стать сомнительной или безнадежной. Что делать, если срок исковой давности по задолженности истек? Можно ли списать такую задолженность в бухгалтерском и налоговом учете? Разберем все нюансы этого процесса на основе законодательства Казахстана.
Что такое дебиторская задолженность?
Дебиторская задолженность — это долг контрагента перед компанией за товары, услуги или работы, которые уже были оказаны или поставлены. Например, если вы продали оборудование с отсрочкой платежа, но контрагент не рассчитался в срок, образуется дебиторская задолженность.
Задолженность становится проблемной, если она не погашается в течение длительного времени и компания не может получить свои деньги. В бухгалтерском учете такую задолженность называют сомнительной или безнадежной.
Когда задолженность становится безнадежной?
Согласно статье 178 Гражданского кодекса РК и пункту 4 статьи 248 Налогового кодекса РК, срок исковой давности по обязательствам составляет 3 года. Это значит, что если в течение трех лет компания не предпринимает действий по взысканию долга, он становится безнадежным.
Течение срока исковой давности начинается с момента, когда компания узнала или должна была узнать о нарушении своих прав. Однако важно помнить, что срок может прерываться, если должник признает долг. Это происходит в следующих случаях:
- Контрагент подписывает акт сверки.
- Контрагент частично погашает задолженность.
- Контрагент выставляет письменные претензии или отвечает на запросы о погашении долга.
Если ни одно из этих действий не было совершено в течение последних трех лет, задолженность можно признать сомнительной и списать.
Когда можно списать дебиторскую задолженность в налоговом учете?
Списание сомнительной дебиторской задолженности допускается в налоговом учете при соблюдении определенных условий, установленных пунктом 8 статьи 248 Налогового кодекса РК. Компания может включить сумму задолженности в вычеты, если она признается сомнительной.
Вычеты по сомнительной задолженности можно произвести в двух случаях:
- По истечении 3 лет с начала налогового периода, в котором был учтен НДС по этому доходу.
- В периоде, когда органы юстиции вынесли решение об исключении контрагента из реестра в связи с банкротством.
Важно правильно определить дату истечения срока исковой давности, так как вычет должен быть произведен в том налоговом периоде, когда возникло событие признания задолженности сомнительной.
Какие методы списания используются в бухгалтерском учете?
В бухгалтерском учете для списания сомнительной дебиторской задолженности применяются два метода: метод прямого списания и метод начисления резерва. Какой метод использовать — решает компания, закрепляя это в своей учетной политике.
Метод прямого списания предполагает, что сумма сомнительного требования напрямую относится на расходы и включается в отчет о финансово-хозяйственной деятельности компании.
Метод начисления резерва предполагает создание резерва по сомнительным требованиям на основании анализа дебиторской задолженности. В этом случае списание производится за счет ранее созданного резерва.
Как оформить списание дебиторской задолженности?
Прежде чем списать дебиторскую задолженность, компания должна провести инвентаризацию. Это обязательная процедура, которая помогает подтвердить наличие задолженности и установить причины ее образования.
Для проведения инвентаризации необходимо:
- Издать приказ о создании инвентаризационной комиссии.
- Комиссия должна собрать информацию по контрагенту и проверить все первичные документы (договоры, счета-фактуры, акты сверки, накладные).
- По итогам инвентаризации комиссия подготавливает справку или служебную записку с анализом причин образования задолженности.
- Издать приказ о списании задолженности на основании результатов инвентаризации.
Какие бухгалтерские проводки используются для списания задолженности?
Для списания сомнительного требования в бухгалтерском учете применяются следующие проводки:
- Дебет счета 1290 «Резерв по сомнительным требованиям»
- Кредит счета 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков»
Если компания корректирует ранее начисленный НДС, то используется следующая проводка:
- Дебет счета 1210
- Кредит счета 3130 «НДС к уплате»
Какие документы нужны для подтверждения вычета в налоговом учете?
Чтобы списать дебиторскую задолженность и отнести ее на вычеты в налоговом учете, необходимо подтвердить наличие задолженности документально. Компания должна предоставить следующие документы:
- Договор с контрагентом.
- Счета-фактуры и акты выполненных работ.
- Акты сверок по задолженности.
- Приказ о списании задолженности.
- Справку или служебную записку комиссии с анализом задолженности.
Если контрагент был признан банкротом, потребуется копия определения суда о завершении процедуры банкротства.
